رپرتاژ
چگونه یک جلسه کاری سازنده داشته باشیم
16 اسفند 1400 ساعت 6:37
خوب پیش رفتن جلسات کاری همیشه دغدغه مدیران است تا بتوانند کارمندان را در مسیری که مطلوب است قرار دهند و از بیهوده بودن جلسات کاری جلوگیری کنند. البته داشتن روابط دوستانه در محیط کار بسیار مهم است و می‌تواند تاثیر مطلوبی روی تمامی کارمندان و افزایش بهره‌وری کاری آن‌ها یا کاهش استرس کاری داشته باشد. اما گاهی اوقات روابط دوستانه از حالت طبیعی خارج شده و می‌تواند جلسات کاری را بدون برنامه و نامنظم کند.
در این شرایط مدیران باید بتوانند به‌خوبی این جلسات را مدیریت کنند و از طفره رفتن آن جلوگیری کنند. همچنین مهم‌ترین فاکتور در برگزاری این جلسات، افزایش بهره‌وری و کارایی کارمندان است. این موضوع می‌تواند چالش برانگیز باشد و نیاز به راهکارهای موثر دارد. به همین دلیل در ادامه این مقاله راهکارهای موثر برای داشتن یک جلسه کاری موثر و مفید را بررسی می‌کنیم.
هدف روشنی از اجرای جلسات داشته باشید
مهم‌ترین دلیل برای برگزاری همایش‌ها و اجلاس‌ها، توجه به رویدادهای تجاری است. مدیران بهتر است قبل از شروع جلسه، هدف نهایی که به دنبال آن هستند، کاملا مشخص و تعریف کنند. در این صورت به‌خوبی می‌تواند جلسات را مدیریت کرد و از طفره رفتن آن به موضوعات دیگر جلوگیری نمود.
فراموش نکنید که در جلسه کاری بدون هدف ممکن است موضوعات مختلفی بیان شوند و همه آن‌ها بدون نتیجه باقی بمانند. اما زمانی که یک هدف مشخص را برای خودتان و کارمندان تعریف می‌کنید، همه چیز در همان مسیر حرکت می‌کند و در پایان جلسه به احتمال زیاد رضایت‌بخش خواهد بود.
جلسه کاری را بیرون از شرکت برگزار کنید
گاهی اوقات برگزاری مکرر جلسات کاری در محیط یکنواخت شرکت می‌تواند باعث کاهش انگیزه و تکراری شدن آن برای کارمندان شود. در این صورت به احتمال زیاد بهره‌وری آن نیز کاهش پیدا می‌کند و به نتیجه دلخواه دست پیدا نمی‌کنید.
بنابراین زمانی که می‌بینید کارمندان با چهره‌های خسته و بی انرژی وارد جلسه شدند، آن‌ها را به فضایی خارج از شرکت ببرید. به‌طور مثال قرار ملاقات کاری را در یک رستوران، فضای سبز و یا محیطی کاملا متفاوت می‌تواند انگیزه آن‌ها را در برای شرکت در جلسه و ارائه نظرات مبتکرانه افزایش دهد.
دستور جلسه کار را آماده کنید
قبل از ورود به جلسه و برگزاری ملاقات کاری با کارمندان، دستور جلسه را آماده کنید و شرح مختصری ا اهداف مهم را در آن قرار دهید. با انجام این کار همه کارمندان و شرکت‌کنندگان نیز خواهند دانشت که مسیر جلسه قراراست در چه جهتی باشد و از آن خارج نمی‌شوند.
منتظر نمانید!
برای شروع جلسات کاری نظم مدیر و کارمندان یا سایر شرکت‌کنندگان بسیار مهم است. شاید تا 5 دقیقه ابتدایی جلسه را بتوان به همه شرکت‌کنندگان اجازه داد که در این زمان خودشان را به جلسه برسانند. اما در صورتی که زمانی بیشتر از این طول کشید، منتظر نمانید و جلسه را آغاز کنید.
با انجام این کار در چند نوبت به تمامی شرکت‌کنندگان این مفهوم را منتقل می‌کنید که به زمان و وقت همه احترام بگذارند و بی‌نظمی را کنار بگذارند.
روش‌های سریع را امتحان کنید
یکی از موضوعات بسیار مهم برای افزایش بهره‌وری و کارایی جلسات کاری و بالا بردن راندمان کاری این است که از روش‌های سریع و موثر استفاده شود. به‌طور مثال تنظیم دستور جلسه کاری روشی برای نظم دهی بیشتر و به اهداف شرکت است.
همچنین می‌توانید روش‌های دیگری را برای بالا بردن بهره‌وری و کاهش در هزینه‌های شرکت امتحان کنید. برای این کار ممکن است که کارمندان روش‌های مختلفی را پیشنهاد دهند؛ اما کاربرد روش‌های جدید فناوری مانند کارت به کارت بانک تجارت با موبایل گزینه خوبی برای پرداخت هزینه‌های شرکت است تا سرعت در انتقال و کاهش هزینه کارمزد را برای شما به دنبال داشته باشد.
علاوه بر آن، مدیران می‌توانند روش‌های مناسب دیگری را نیز به کار ببرند که سرعت در انجام کارها، کاهش هزینه‌ها و پرداخت‌های سرعتی و بهتر را برای شرکت به ارمغان بیاورد. ازجمله این موارد می‌توان به استفاده از خدمات درگاه پرداخت هوشمند و ایمن اشاره کرد.
جلسات را ایستاده برگزار کنید
شاید برای شما هم جالب باشد که بدانید، ایستادن در هنگام جلسات کاری می‌تواند همکاری کارمندان را در جلسه کاری بیشتر کند. با انجام این کار شرکت‌کنندگان مشارکت بیشتری دارند و خودشان را درگیر جلسه می‌دانند. ایستادن به نوعی فوریت در جلسه را نشان می‌دهد و به همین دلیل کارمندان سعی می‌کنند راه‌حل‌های مناسب و موثری ارائه دهند.
به خلاقیت کارمندان احترام بگذارید!
هرکدام از کارمندان و شرکت‌کنندگان در ملاقات کاری دارای ایده‌ها، خلاقیت‌ها و نظرات متفاوتی هستند که از تجربه کاری آن‌ها ناشی می‌شود. به همین دلیل می‌تواند گفت کارمندان و دانش آن‌ها منبع ارزشمندی است که مدیران باید هوشمندانه از آن در پیشبرد اهداف کاری و تجاری شرکت استفاده کنند.
اگرچه جلسات کاری کوتاه و سریع فوریت را نشان می‌دهد و می‌تواند به شکلی ایده ال و سازنده باشد. اما نباید سرعت در اجرای جلسات به شکلی باشد که بحث، گفتگو و خلاقیت‌های کارمندان در ارائه پیشنهادات جدید نادیده گرفته شود. بنابراین بهتر است مدیران از این فرصت به‌خوبی استفاده کنند.
جلسات کاری را کوتاه کنید
زمانی که ملاقات‌های کاری طولانی می‌شوند، حوصله کارمندان سر می‌رود و نمی‌توانند به‌خوبی در آن تاثیرگذار باشند. برگزاری جلسات کوتاه کاری گزینه موثری است که کارایی را افزایش می‌دهد و کارمندان را درگیر در جلسه می‌کند. به عبارت دیگر آن‌ها می‌دانند که زمان کوتاهی در جلسه هستند و سعی می‌کنند که بهترین عملکرد را از خود نشان دهند.
برای این کار حدود 30 دقیقه، بهترین زمان محسوب می‌شود و جلسات بستر از 50 دقیقه باعث توقف خلاقیت و کاهش برنامه‌ریزی در جلسه می‌شود. در عین حال زمانی که جلسات کاری در زمانی کوتاه برگزار می‌شود، این پیام را به کارمندان منتقل می‌کند که وقت و زمان کارمندان، مدیران و کنفرانس‌ها و همایش‌های کاری ارزشمند هستند و نباید بیهوده پیش برود.
پرسش و پاسخ را فراموش نکنید
همه مدیران مدعی هستند که به کارمندان اجاره پرسش و پاسخ و ارائه نظرات مخالف را می‌دهند. اگر این موضوع به شکل واقعی پیش برود، به‌خوبی می‌تواند راهی برای تمرین مهارت شرکت‌کنندگان باشد و حتی خلاقیت آن‌ها را در ارائه راه‌حل بیشتر کند.
موارد ذکر شده تنها بخشی از راه‌حل‌هایی محسوب می‌شوند که کمک می‌کند تا جلسات و ملاقات کاری به شکل موثری پیش برود و از اتلاف وقت همه شرکت‌کنندگان جلوگیری کند. علاوه بر آن، راه را برای خلاقیت و ایده‌های جدید کارمندان باز می‌گذارد و مدیر می‌تواند هوشمندانه از آن‌ها در بهبود روند کاری شرکت استفاده کند.
کد مطلب: 13892